• Boek ik mijn reis nu al?

    Voor verre (Noord-en Latijns-Amerika, Afrika, Azië, Midden-Oosten) en/of populaire (Turkije, Griekenland…) bestemmingen is het belangrijk NU reeds te boeken. Wacht niet op de infosheet als je die nog niet kreeg, want daarop vind je enkel reisinstructies voor het vervoer ‘ter plaatse’. Reis indien mogelijk met trein, boot of/en bus omwille van ecologische redenen! Informeer je altijd goed over de annuleringsvoorwaarden en neem best een annuleringsverzekering.

    VIA zelf kan je spijtig genoeg niet helpen bij het boeken van je reis zelf. Omdat wij vooral werken met vrijwilligers, is het onmogelijk om voor iedereen precies uit te zoeken hoe je het best kan reizen. Even googlen kan wellicht wel soelaas brengen! Kijk ook eens op de site van 'Wegwijzer'!

  • Die voorbereiding, is dat eigenlijk wel belangrijk?

    VIA wil niet zomaar mensen ‘droppen’ in een andere cultuur. Enerzijds om op een duurzame manier met ‘reizen’ om te gaan, met respect voor de ecologische, sociale, economische, culturele,… leefwereld van de lokale bevolking; anderzijds omwille van de zorg voor de eigen vrijwilligers, ook jou dus. Immers, een goede voorbereiding zorgt ervoor dat het vrijwilligersproject voor jou niet zomaar een tijdelijk en oppervlakkig gebeuren is, maar een boeiende belevenis met een positieve impact op jouw leven.  

    Een voorbereiding kan een aantal moeilijkheden waarmee je ter plaatse zou kunnen geconfronteerd worden vermijden, de cultuurshock milderen, je meer inzicht geven in en jouw verwachtingen afstemmen op de realiteit van het vrijwilligersproject en de bestemming waar je naartoe trekt (in het algemeen, maar in het bijzonder voor wie naar het Zuiden trekt). Zo zal je minder geërgerd zijn als iets niet loopt zoals je het had verwacht, kan je beter inschatten of er en welke de mogelijke oplossingen zijn, zal je meer genieten. Voorbereiding zorgt ervoor dat je bewuster aan je vrijwilligersproject begint, dat je reeds op voorhand los komt van een aantal stereotypen en meer open staat voor indrukken die je misschien anders zouden ontgaan.

    Je zal heel wat informatie krijgen op de 'Voorbereidingsdag' die VIA jaarlijks organiseert voor de mensen die op Work @ World vertrekken. Meer informatie hierover vind je weldra op de website! De dag vindt plaats het laatste weekend van juni. Voor een aantal bestemmingen is deze voorbereiding verplicht, maar in ieder geval is het een aanrader voor alle vrijwilligers! En zeker voor diegenen die voor de eerste maal op vrijwilligersproject gaan! 

    Daarnaast is het belangrijk dat je zelf je vrijwilligersproject zo goed mogelijk voorbereidt door informatie te verzamelen over het land/ de cultuur waar je naartoe gaat en de leefgewoontes en gedragscodes die er gelden. Goed begonnen is immers half gewonnen!

  • Heb ik officiële papieren nodig voor het land waar ik naartoe ga?

    Ga je naar een land binnen de Europese Unie, dan is je Belgische identiteitskaart voldoende. Ga je naar een land buiten de Europese Unie dan heb je alvast een 'internationaal paspoort' of 'reispas' nodig. De geldigheidsduur van dit paspoort is 5 jaar en je moet het (persoonlijk!) aanvragen bij de gemeente van je officiële verblijfplaats (niet je kotadres). Het kost ongeveer 80 euro en het is achteraf niet verlengbaar. Pas op: de normale productietijd bedraagt 2-3 weken, maar dit kan (in toeristische topperiodes) tot 6 weken duren. Dus doe dat zo vlug mogelijk en wacht niet tot je van VIA de infosheet krijgt. Een internationaal paspoort is nooit verloren.

    Hier bovenop heb je voor een aantal bestemmingen een visum nodig. Dit is een stempel in je internationaal paspoort die je de toelating verleent om gedurende een bepaalde tijd (max. 3 maanden) in dat land te verblijven. Die stempel moet je gaan halen bij de desbetreffende ambassade (of consulaat) in Antwerpen of Brussel en je krijgt ze voor sommige landen alleen op basis van de nodige documenten en/of informatie die VIA jou verstrekt op voorhand (officiële uitnodigingsbrief van onze partner of referentienummer of hotelreservatie…). De landen waarvoor VIA jou info of documenten moet verstrekken zijn: Armenië, Kazakstan, Oezbekistan, Russische Federatie en Wit-Rusland. Heb je van VIA niets nodig dan kan je ook je visum nu reeds opvragen.

    Dit visum is altijd een 'toeristenvisum' en het is belangrijk NIET te vermelden dat je gaat werken (ook niet vrijwillig) aangezien vrijwilligerswerk nog geen officieel statuut heeft. Noem het een 'interculturele uitwisseling' ('intercultural exchange') indien men extra vragen stelt op de ambassade.

    OPGEPAST:

    • Indien je om het land van bestemming te bereiken door een ander land moet waarvoor een transitvisum zou kunnen vereist zijn of waarvoor je eventueel, in tegenstelling tot voor het land van bestemming, wél een internationaal paspoort nodig hebt, zorg dan dat je ook voor dit land over de nodige (transit-)documenten beschikt.
    • Wanneer je het visum gaat halen kan er (dit is wel uitzonderlijk) gevraagd worden of je een verzekering hebt en welke (bvb. Russische ambassade vraagt dit). Kijk dit zeker na op de site van de overheid bij ‘reisdocumenten’ voor je het visum aanvraagt bij de ambassade.
    • Aangezien de overeenkomsten, akkoorden en verstandhouding tussen de verschillende landen onderling elk jaar veranderen is het niet mogelijk om hier meer specifieke informatie te verstrekken. Surf naar de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken voor meer info over de nodige reisdocumenten.
    • Sommige partners (vooral deze in het Zuiden) zullen je, na bevestiging, via de infosheet, vragen om je paspoortnummer door te geven en enkele pasfoto’s op te sturen. Je kan dit zien als een te verwaarlozen formaliteit, maar voor hen kan het handig zijn bvb. als ze jou komen afhalen op het vliegveld, of bij een eventueel probleem op het vrijwilligersproject… Dus… doen maar!
  • Hoe zal de groep er uit zien op mijn Work @ World project?

    Misschien is je vrijwilligersproject reeds volgeboekt, misschien nog niet. In ieder geval heeft VIA geen zicht op de exacte samenstelling van de groep en de nationaliteiten van de deelnemers. Op dergelijke vragen kunnen wij je helaas dan ook geen antwoord geven. Het zal dus altijd een beetje een 'verrassing' blijven wie er allemaal op je Work @ World aanwezig zal zijn, maar dat maakt het ook net leuker! Zo kan je immers geheel zelf je eigen internationale groep ontmoeten en leren kennen 'in real life'! Om de groep zo 'internationaal' mogelijk te houden, worden in de regel maximaal 2 vrijwilligers van dezelfde nationaliteit toegelaten (uitgezonderd, uiteraard, de lokale vrijwilligers).

    Soms kan het wel eens gebeuren dat het vrijwilligersproject niet volzet is geraakt (vooral in het Zuiden, omwille van hogere reiskosten) of een vrijwilliger op het laatste moment verhinderd is (geen visum gekregen, ziekte of ongeval,…) en dat de groep dan niet zo groot is als vermeld bij de projectbeschrijving. Of, andersom, dat de groep uiteindelijk groter is geworden omdat er veel lokale vrijwilligers meewerken of in en uit lopen. Dit laatste kan zeker in het Zuiden het geval zijn omdat de interesse in de internationale groep er meestal heel groot is en men vaak zelf niet de kans heeft om te reizen.

  • Houdt er iemand een oogje in 't zeil?

    Eén ding is zeker: er wordt altijd gerekend op 'jouw' zelfredzaamheid en actieve betrokkenheid. Het Work @ World-programma heeft immers als unieke eigenschap dat alle vrijwilligers mee vorm kunnen geven aan het project, en dat er eigenlijk geen sprake is van een vastomlijnd en tot in details uitgewerkt programma. Dit maakt het ook net zo'n fijne ervaring! Je kan écht zeggen dat je zelf actief hebt gewerkt en dat je actief inspraak hebt in wat er allemaal gebeurt. Een Work @ World is een groepsgebeuren, waarbij iedereen een actieve betrokkenheid heeft.

    Dit betekent echter niet dat je er alleen voor staat! Elk kamp heeft een begeleider, een vrijwilliger die zich met al zijn enthousiasme inzet voor een goede ondersteuning van de groep. Zijn rol is om in de eerste plaats een 'brug' te slaan tussen de groep vrijwilligers en het project zelf. Zo heeft hij vaak het antwoord op de praktische vragen.

    Maar een vrijwilligersproject betekent 'gedeelde verantwoordelijkheid' van de gehele groep t.o.v. elkaar en van de lokale medewerkers. Dit betekent dat verkeerde verwachtingen in en door de groep moeten kunnen worden rechtgezet, dat frustraties het best op tafel worden gegooid, dat voorstellen door iedereen in de groep kunnen worden gedaan, dat moeilijkheden samen worden aangepakt. Door het inbouwen van reflectiemomenten kan je eventuele problemen opsporen en het vrijwilligersproject bijsturen. En misschien ben jij het wel die daar de aanzet toe zal geven…

    Daarnaast is er natuurlijk een lokale 'branch', die nauw contact houdt met VIA, en uiteraard VIA zelf. Je staat er dus zeker nooit alleen voor!

  • Ik heb een beperking. Kan ik mee?

    Het Work @ World programma staat in principe open voor mensen met een fysieke of mentale beperking. Wel kan het gebeuren dat een project niet toegankelijk is voor rolstoelgebruikers. Neem gerust contact op met het VIA kantoor als je vermoedt dat je handicap een hindernis zou kunnen zijn. Samen zoeken we dan een project dat aan jouw bijzondere wensen voldoet.
    Voor bepaalde landen moeten mensen met een beperking –na inschrijving- een extra inschrijvingsformulier invullen. Daarin wordt gepeild naar de aard van de beperking, zodat een goede opvang kan worden voorzien.

  • Ik heb me net ingeschreven voor een Work @ World. Wat doe ik nu?

    Eerst en vooral is het belangrijk te betalen voor je vrijwilligersproject als je dat nog niet gedaan hebt. Dit doe je door ofwel €130 voor projecten in België ofwel €160 voor projecten in het buitenland te storten op het rekeningnummer van VIA (001-2085085-49) met vermelding van je naam en adres. Doe dit zo snel mogelijk, zodat je inschrijving definitief kan worden gemaakt en wij alles in het werk kunnen stellen om je aanvraag zo snel mogelijk te verwerken.

    Belangrijk is ook om zo vlug mogelijk je bevestigingsemail terug te sturen naar VIA. Enerzijds betekent deze mail de definitieve reservering van je plaats, aangezien de partner zeker moet kunnen zijn van alle deelnames. Anderzijds heeft het geen zin - en zou het niet fair zijn tegenover de partner, noch tegenover VIA - om hiermee te wachten, want voor VIA ben je via de bevestiging die wij jou stuurden reeds definitief ingeschreven. Het al of niet ontvangen van jouw strookje per mail verandert hieraan niets, het geeft ons alleen extra zekerheid over jouw deelname! Het niet opsturen van de bevestigingsmail staat niet gelijk met afzeggen en het betekent enkel dat je VIA nodeloos in het ongewisse laat. De partner in het buitenland kan echter wel jouw plaats annuleren wanneer jij te lang wacht met het opsturen van je bevestiging. Het is met andere woorden voor iederen belangrijk dat we dit zo snel mogelijk van je terugkrijgen, om ervoor te zorgen dat alles in orde kan gemaakt worden voor jouw Work @ World.
    Om verkeerde verwachtingen te vermijden, even zeggen dat er op het doorsturen van het strookje geen antwoord zal komen van VIA.

  • Is er nog iemand op mijn vrijwilligersproject geplaatst waarmee ik kan samen reizen?

    Je kan bij VIA opvragen of er een andere vrijwilliger uit Vlaanderen zal deelnemen aan het project waar jij naartoe gaat. VIA zal je dan telefoonnummer en/of e-mailadres van deze vrijwilliger doorgeven, zodat je eventueel kan afspreken om samen te reizen.

    Meestal echter is het zo dat je de enige Vlaamse vrijwilliger bent. In dit geval kan je, als je dat wil, eens contact opnemen met SCI Belgium (de Waalse partner) via outgoing@scibelgium.be of met VIA Nederland via vianl.placement.in@xs4all.nl om te horen of zij iemand hebben geplaatst op jouw project. Vernoem de exacte code, naam en data van het project en dan kunnen zij je de gegevens doorgeven van de vrijwilliger indien zij iemand hebben geplaatst.

  • Krijg ik nog meer informatie over het vrijwilligersproject waar ik naartoe ga?

    Indien bij de bevestigingsmail geen 'infosheet' zit, dan is deze nog niet klaargemaakt door onze partner in het land waar je naartoe gaat en dan krijg je deze later. Wanneer VIA deze krijgt van haar partner in het buitenland, sturen wij ze naar je door. Dus als je enkele dagen voor het project nog niets ontving, bel dan eens naar VIA. Deze infosheet bevat gedetailleerde informatie over het vrijwilligersproject, wat je moet meebrengen, hoe je - eens ter plaatse - op het project geraakt (trein, bus), contactgegevens,…

  • Wanneer moet ik daar aankomen en wanneer vertrek ik terug naar huis?

    De eerste dag van je Work @ World is de dag dat je er aankomt, de laatste dag is de dag dat je er terug vertrekt. Als er dus bij je kampbeschrijving staat 12/08-26/08, betekent dit dat je op 12/08 moet toekomen, en terug vertrekt op 26/08 (tenzij dit anders vermeld wordt in de de inleiding bij de vrijwilligersprojecten van dat land).

    Kom best niet te vroeg aan in de morgen en niet te laat 's nachts. Ergens in de loop van de dag is ideaal, dan is er zeker reeds iemand aanwezig van de organisatie en is er voldoende tijd voor de kennismaking met de andere vrijwilligers en met de mensen van het project. Bij Work @ World in het Zuiden is het veilig bij het boeken van je ticket een ruimere marge te nemen voor het lokaal vervoer en reeds 1 dag voor het vrijwilligersproject start toe te komen in het land. Ook kan het zijn dat er een oriëntatie gepland is voor de eigenlijke startdatum van je project. Soms ook wordt er een exacte tijd en plaats van afspraak vermeld in de infosheet. Wees dan zeker op tijd, want in dit geval betekent dat vaak dat je het project niet zelf kan bereiken (omwille van geen openbaar vervoer of te afgelegen plaats bv.).

    Het kan wel leuk zijn om nadien nog een dagje/weekje/maandje langer in de omgeving te blijven, dat doen wel meer vrijwilligers! Als je reeds eerder toekomt in het land van je Work @ World en ook als je pas later terugkeert naar België, dan zorg je zelf voor overnachting (bv. jeugdherberg of een boeking via internet). VIA en haar partnerorganisaties kunnen je hier helaas niet mee verder helpen (tenzij per uitzondering anders vermeld in de infosheet), dus het is belangrijk dat je je in dat geval zelf goed voorbereid. We vragen dan ook aan alle vrijwilligers om te respecteren dat noch wij noch onze partners je hierbij kunnen ondersteunen.

    Het is de bedoeling dat, wanneer jij je hebt ingeschreven voor een Work @ World je ook het engagement voor de volledige periode aangaat. Je komt met andere woorden best niet later aan en vertrek niet vroeger. Dit is niet leuk voor de andere deelnemers en voor de lokale mensen van het project. Bovendien mis je dan enerzijds in het begin waardevolle informatie en anderzijds een leuk afscheidsfeest dat meestal de laatste avond wordt georganiseerd.

  • Wat indien ik mijn deelname aan het workatworld moet annuleren?

    Vermits er heel wat werk is vooraf gegaan aan je plaatsing en we ervan uitgaan dat je echt gemotiveerd bent, verwachten we dat je niet annuleert. Dat zou ook erg jammer zijn voor de organisatoren van het project die op je hulp rekenen en voor eventuele andere kandidaat-vrijwilligers die geweigerd werden omdat het Work @ World volzet is.

    Indien je echt niet kan deelnemen, meld dat dan zo vlug mogelijk bij het VIA-kantoor met vermelding van de reden van annulering. Je kan echter niet zomaar iemand anders in jouw plaats sturen. Wel kan een andere kandidaat vrijwilliger zich inschrijven via de normale inschrijvingsprocedure (deze persoon betaalt ook inschrijvingsgeld).

    Indien je tot 1 maand vóór het begin van het project annuleert, krijg je 50 euro terug. Voor latere annuleringen kan VIA geen terugbetalingen uitvoeren, tenzij in geval van duidelijke overmacht.

    Bij annuleren en terug inschrijven voor een ander project gelden dezelfde annuleringsvoorwaarden als hierboven voor het door jou geannuleerde project en betaal je opnieuw inschrijving (min het lidgeld) voor het nieuwe project waarvoor je inschrijft. Je kan dus niet zomaar van project wisselen!

    Je kan je lidmaatschap niet annuleren of terugvragen. Aangezien bij je inschrijving €30 lidmaatschap is vervat, wordt dit bedrag dus niet terugbetaald bij een annulering om gelijk welke reden (als bijvoorbeeld het kamp volzet blijkt te zijn na je inschrijving).

  • Work@World: wil dat zeggen 'tentenkamp'?

    Een Work @ World is geen luxehotel, dat hou je best in gedachten wanneer je vertrekt. De accommodatie is (meestal) sober tot erg sober. In de meeste gevallen deel je een ruimte met andere vrijwilligers. Soms verblijf je op het project zelf, soms erbuiten bij vrijwilligers of bij een ander project. Als je in een gastfamilie verblijft, wordt dit vermeld op de infosheet. Ook als je een bepaalde afstand moet afleggen tussen slaapplaats en project, staat dit vermeld. Enkel wanneer het project wordt georganiseerd i.s.m. de plaatselijke overheid of als het project gratis verblijf ter beschikking krijgt bv. kan het al eens gebeuren dat je in een hotel verblijft. Voorzie hoe dan ook een slaapzak!

    Heb je slaapproblemen of zijn er problemen met de accommodatie, bespreek dat dan met de Work @ World-begeleider of met de mensen van het project. Samen met hen wordt dan voor een oplossing gezorgd!

    Op sommige vrijwilligersprojecten is de accommodatie heel erg sober, dit staat dan vermeld op de infosheet. Zo is het mogelijk dat er geen douche aanwezig is, enkel een tuinslang… Of dat je slaapt in tenten. Soms word je gevraagd om je eigen tent mee te brengen; doe dat alleen als het ook zo in de infosheet staat. In deze gevallen is het belangrijk dat je je wat flexibel opstelt, maar het draagt in ieder geval heel hard bij tot je eigen unieke Work @ World-belevenis ;).

  • Zijn er nog extra invulformulieren vereist voor het vrijwilligersproject waar ik naartoe ga?

    Soms zijn extra documenten nodig vooraleer je op Work@World kunt vertrekken. Hieronder even een overzichtje van mogelijke situaties waarin extra documenten vereist zijn. 

    • Voor bepaalde vrijwilligersprojecten is er een extra inschrijvingsformulier nodig ofwel voor het visum (Russische Federatie, Armenië,… zie verder), ofwel vanuit plaatselijke overheidsvereisten (Australië). Ofwel staat dit vermeld op de website bij het desbetreffende project, ofwel heeft VIA dit meegestuurd met je bevestigingsmail. Ben jij in dat geval en heb je dit nog niet ontvangen, vraag dan zo vlug mogelijk dit formulier op bij VIA en stuur dit ingevuld naar VIA terug. Wees snel want dat kan belangrijk zijn voor je deelname of voor je visum
    • Omwille van de bescherming van kinderen, jongeren, zieken, bejaarden,… is het in een aantal landen (Australië, Ierland, Groot-Brittannië,…) een overheidsvereiste dat iedereen die met één van deze groepen gaat werken een (of meerdere) referentie(s) voorlegt waarin iemand die je kent garant staat voor je betrouwbaarheid (zie inleiding bij het land van jouw vrijwilligersproject in de brochure). Indien dit een vereiste is voor jouw project zal VIA je hiervoor contacteren.
    • Tevens wordt voor bepaalde vrijwilligersprojecten eveneens gevraagd een 'verklaring' ("declaration") te ondertekenen waarbij je zelf zegt een betrouwbaar persoon te zijn. Ook hiervoor zal VIA je contacteren indien nodig.
    • Uitzonderlijk wordt voor één enkel vrijwilligersproject ook al eens een 'bewijs van goed gedrag en zeden' gevraagd (te verkrijgen bij de politie indien er niets op je strafblad staat). Ben je in dit geval, ook dan word je hierover gecontacteerd door VIA.

    Belangrijk is dat je in dit geval deze formulieren zo vlug mogelijk ingevuld per post opstuurt naar VIA. De partner behoudt zich het recht toe jouw deelname te annuleren indien zij deze formulieren niet tijdig van VIA ontvangt.